OrganI (Irka) Irat- és dokumentumkezelő Rendszer

Az IRKA Iratkezelő Rendszer egyaránt alkalmas központi közigazgatási, önkormányzati, intézményi és vállalati iratkezelés támogatására.
Az IRKA alkalmazási módszereiben és az informatikai támogatás szintjén is egységes, áttekinthető iratkezelési rend megvalósítását célozza meg. Támogatja az iratkezelési, iktatási feladatok teljes vertikumát (érkeztetés, irat-irányítás, átadás-átvétel, főszámos és gyűjtőszámos iktatás, előzménykezelés, szignálás, irattározás, selejtezés, stb.), átfogja minden egyes szervezeti egység iratkezelési tevékenységét. Megfelel a legigényesebb ügyiratkezelési elvárásokat támasztó szervezeteknek is. Végigköveti az iratok szervezeten belüli életútját, segíti a nagytömegű iratok feldolgozását, lehetőséget teremt a papír nélküli ügyintézés megvalósításához.


A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Kormányrendelet, valamint az ezeknél a szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségéről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletet alapján az IRKA az elektronikus dokumentumok tárolására és kezelésére is minősítő "teljes körű" tanúsítvánnyal rendelkezik.

Az IRKA másodikként kapta meg a Települési Önkormányzatok Országos Szövetségének e-go minősítését 2004-ben. A minősítéssel a TÖOSZ az önkormányzati szoftverkiválasztási döntéshozatalt kívánta elősegíteni, melyhez külső szakértők bevonásával kidolgozott minősítő rendszere segítségével értékelte a hazai piacon elérhető önkormányzati informatikai alkalmazásokat.

 


A rendszer funkciói:

Beállítások

iktatókönyvek létrehozása, jellemzőik karbantartása
iktatási számkeretek kiosztása főszámra és gyűjtőszámra
központi, osztott és vegyes iktatás kezelése
összetett jogosultsági rendszer létrehozása, karbantartása
iktatókönyv választás, évzárás-évnyitás

Érkező küldemények kezelése

küldemény átvétele
nyilvántartásba vétel, azonosítás
különböző küldeményellenőrzések és eredményének dokumentálása
biztonsági vizsgálat kezelése
felbontás, értékek, borítékok kezelése
elektronikus küldemények kapcsolása, ellenőrzése
előzményezés
elektronikus iratkísérő nyomtatása
iktatás nélküli iratok kezelése
érkeztetett küldemények iktatása

(Ügy)iratok iktatása, nyilvántartása

főszámos és gyűjtőszámos iktatás
ügyiratok, -darabok, iratok, -példányok, mellékletek kezelése
ügy- és irattípusok használata
iratok minősítése, hozzáférések kezelése
különböző mutatók (személy, tárgyszavak, stb.) vezetése
név- és tárgymutató listázása, exportálása
(ügy)iratkapcsolatok (szerelés, csatolás) létrehozása, figyelése
előadói ív nyomtatása
iratszétosztások kezelése
(ügy)iratok életútjának követése
papír és elektronikus átadókönyv vezetése, nyomtatása
tetszőleges formátumú dokumentumok kezelése, nyomtatása
határidőnyilvántartás (scontro) vezetése, figyelése
téves iktatások kezelése
iktatókönyvek nyomtatása, exportálása, hitelesítése
vonalkód használata

Vezetői feladatok támogatása

több szintű szignálás
szignálási utasítások, határidők kezelése
átfogó keresési lehetőség az (ügy)iratjellemzők alapján
elintézett, elintézetlen, határidőn túli ügyiratok listázása
teljes szervezetet átfogó ügyintézési statisztika
kiadmányozás, hitelesítés, elektronikus aláírás

Hatósági funkciók

ügyintézési határidő számítása (szüneteltetés, hosszabbítás, stb. kezelése)
hirdetményi kézbesítések nyomtatása, nyilvántartása, figyelése
hatósági adatlapok feldolgozása, statisztikák készítése

Expediálás, postázás

kiadói utasítások kezelése
postázás előkészítése (boríték és tértivevény nyomtatás)
postakönyv kezelése
postai küldemények feladójegyzékének készítése (papír és elektronikus)
futárjegyzék nyomtatása

Irattározás

különböző irattárak kezelése
kölcsönzések regisztrációja
speciális őrzési idejű ügyiratok kezelése
selejtezési (megőrzési) idő felülvizsgálata, nyilvántartása
irattári tételszámok csoportos kezelése
selejtezés, levéltárba adás (egyedi és csoportos)
selejtezési jegyzőkönyv, tételes iratjegyzék nyomtatása
irattári terv iktatókönyvhöz rendelése

Lekérdezések, listák, statisztikák

teljeskörű keresési lehetőség a nyilvántartott adatok alapján
találati listák előállítása, nyomtatása, exportálása
közel harminc lista elektronikus előállítása, nyomtatása

Egyéb funkciók

(ügy)iratok exportja, importja
mentések, visszatöltések
partner- és ügyféltörzs
naplóállomány vezetése, betekintések kezelése, nyomtatása, exportálása
kapcsolat az ÖNKADÓ rendszerrel (iktatás, iktatószámok visszaadása)



Kapcsolatfelvétel:
Mércz József projektvezető
Telefon: 30/ 994 6673
Fax: 92/502 501
E-mail: mercz@zalaszam.hu